GDPR for dummies - Solo quello che devi sapere

GDPR for dummies - Solo quello che devi sapere

Cos'è il GDPR?

Il General Data Protection Regulation è il regolamento europeo (Regolamento UE 2016/679) per la protezione dei dati personali (ovvero, tutela della privacy). E' nato con l'intento di uniformare la normativa all'interno dell'Unione Europea e per i cittadini dell'UE.

In parole povere è il nuovo regolamento per la privacy riguardo la gestione dei dati personali, uniforme per tutta l'Unione Europea. Qui trovate la pagina ufficiale del regolamento sul sito dell'UE, tradotta in tutte le lingue, e qui la relativa pagina sul sito del Garante per la privacy italiano (la stessa norma, con l'aggiunta di alcune note esplicative da parte del Garante italiano).

Quando entra in vigore?

Il GDPR entra in vigore a partire dal 25 maggio 2018.

Ed il nostro caro vecchio codice per la privacy dlgs.n. 196/2003?

Il GDPR si sovrappone al dlgs.n. 196/2003 e, di fatto, ne abroga le norme incompatibili. In soldoni, da adesso in poi fa fede il GDPR. Solo per quanto non specificato nel GDPR, rimane in vigore quanto scritto nel dlgs.n. 196/2003.

Il Garante dovrebbe promuovere una nuova normativa italiana di collegamento e armonizzazione. Ancora non pervenuta.

Mini vocabolario essenziale

Supponiamo che Mario Rossi compili un form di informazioni sul sito web dell'azienda ACME, e che tale sito sia stato fatto e sia gestito dalla Web Agency Duck Inc (vedi art. 2).

  • Titolare del trattamento: l'entità (azienda, autorità, professionista) che utilizza i dati personali (ACME)
  • Interessato: persona fisica identificabile a cui si riferiscono i dati (Mario Rossi)
  • Responsabile del trattamento: l'entità che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento (Duck Inc).

Vedi anche più avanti paragrafo dedicato "Responsabile del trattamento", riguardo alla necessità o eventualità della presenza di un Responsabile del trattamento.

La filosofia, l'essenza del GDPR

Il GDPR chiede, a chi ottiene e gestisce i dati personali altrui, di (vedi art. 5):

  • rendere chiaro a quale fine saranno utilizzati i dati (per gestire la richiesta inviata, per gestire un contratto sottoscritto, per invio newsletter, per invio sms, whatsapp, per messaggi pubblicitari di terzi, etc)
  • trattenere solo i dati necessari alle finalità indicate (ovvero non chiedere dati in più, non necessari)
  • trattenerli per il tempo minimo necessario rispetto alle finalità indicate (per una newsletter ha senso "a vita", per una richiesta di preventivo potrebbero bastare poche settimane)
  • garantire la sicurezza dei dati (sia rispetto alla riservatezza delle persone, sia custodirli in modo adeguato, anche dal punto di vista tecnico).

Molti obblighi prevedono valutazioni soggettive del titolare del trattamento, ed in sostanza al titolare stesso il regolamento si rimette riguardo la valutazione della congruità di determinate decisioni. Una sorta di auto-responsabilizzazione.

In quali casi posso trattare i dati personali

Il regolamento elenca in modo preciso i casi in cui ho diritto a trattare i dati personali di qualcuno (vedi art. 6).

  • Ho il consenso esplicito dell'interessato per le specifiche finalità per cui li utilizzerò. Attenzione, il consenso è valido solo se l'interessato è maggiore di 16 anni (altrimenti serve il consenso dei genitori, ovviamente).
  • Il trattamento è necessario per l'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte (quindi se ha sottoscritto il contratto, posso usare i suoi dati laddove siano necessari per dare seguito al contratto).
  • Il trattamento è necessario per adempiere ad un obbligo legale (se l'Agenzia delle Entrate da domani impone l'obbligo di comunicare mensilmente tutti i nominativi dei nuovi clienti, posso inviarli).
  • Il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà
    fondamentali dell’interessato.

In quest'ultimo punto aleggia una vaga aurea di supercazzola. E' proprio così: vago e indeterminato. La valutazione è pienamente soggettiva, e può essere fatta direttamente dal titolare del trattamento. Ovviamente, in caso di contestazione, vi verrà chiesto conto delle valutazione fatta. In soldoni: non fatelo.

Insomma, per quanto riguarda il caso generale, dovete richiedere il consenso esplicito all'interessato (tutto come prima).

Come ottenere il consenso esplicito

Il consenso esplicito dell'interessato (vedi art. 7):

  • deve essere fornito con una azione positiva ed inequivocabile (no a caselle prespuntate... devono essere tutte spuntate con azione manuale dell'interessato)
  • deve essere fornito per ogni specifica finalità del trattamento, con selezione separata e distinguibile dalle altre finalità del trattamento (una casella per la gestione della richiesta di informazioni, una casella per l'iscrizione alla newsletter, una casella per l'invio di promozioni via sms, etc)
  • deve riguardare lo specifico servizio richiesto o indicato. Ovvero l'erogazione di un servizio non può essere subordinato all'azione di fornire il consenso al trattamento di altri dati ad altre finalità non necessarie allo svolgimento del servizio (in soldoni, non puoi obbligare l'utente ad iscriversi alla newsletter per avvalersi degli altri tuoi servizi).

Cosa deve contenere la richiesta del consenso esplicito

Quando si richiede il consenso esplicito, si devono fornire all'interessato (ovvero, devi esibire nell'informativa) le seguenti informazioni (vedi art. 13).

  • L'identità e i dati di contatto del titolare del trattamento (ragione sociale, magari partita iva, telefono, email)
  • I dati di contatto del DPO. Questo NON riguarda il 99% delle PMI e delle web agency (vedi paragrafo dedicato al DPO più avanti)
  • Le finalità del trattamento
  • Gli eventuali destinatari dei dati, o quantomeno le categorie degli eventuali destinatari (in caso di cessione a terzi).
  • Il periodo di conservazione dei dati. Ove non possibile, almeno i criteri per determinare tale periodo.
  • Citare il diritto di accesso ai dati, rettifica dei dati, cancellazione dei dati.
  • Citare il diritto di proporre reclamo alle autorità di controllo (il Garante della Privacy)
  • Specificare se la comunicazione di dati personali è un obbligo legale, o un obbligo contrattuale, o se è necessario per la conclusione di un contratto. Eventualmente, specificare le conseguenze del mancato consenso (tutto come prima: avvisare che "senza prestare qesto consenso non sarà possibile erogare il servizio o dare seguito al contratto")
  • Informare dell'eventuale utilizzo automatizzato dei dati... insomma la temuta profilazione. E specificare le conseguenze di tale trattamento (ricorda un po' gli avvisi sui pacchi di sigarette).

Se hai acquisito i dati da terzi

Se hai avuto accesso al trattamento dei dati da terzi (quando prendi legalmente i dati da banche dati), devi fornire all'interessato, entro un mese dall'acquisizione, più o meno gli stessi dati del paragrafo precedente (vedi art. 14).

Il registro delle attività di trattamento

Il temutissimo registro in cui i titolari segnano tutti i dati di contatto di titolare, contitolare, responsabile, del trattamento, le finalità, le categorie di interessati. I responsabili del trattamento segnano tutti i titolari per conto dei quali agiscono, i loro dati, le categorie di trattamenti effettuati, le misure di sicurezza adottate, etc.

Ecco, tutto questo NON vi riguarda se avete meno di 250 dipendenti.

Se, invece, avete più di 250 dipendenti, andatevelo a studiare all'art. 30: qui non verrà trattato.

Responsabilità del titolare del trattamento

Il titolare del trattamento deve garantire la sicurezza dei dati e la conformità del trattamento rispetto al regolamento... e deve dimostrare di aver agito in tal senso (vedi art. 24).

Ne possono essere dimostrazione eventuali codici di condotta (art. 40) e certificazioni inerenti (vedi art. 42)... che ancora non esistono.

Il Responsabile del trattamento

Il titolare del trattamento, qualora non sia autonomo nella gestione del trattamento dei dati, ricorre unicamente a responsabili del trattamento che presentino garanzie sufficienti (dal punto di vista tecnico e organizzativo) per soddisfare il regolamento e tutelare i diritti dell’interessato (vedi art. 28).

In soldoni, se il trattamento dei dati del tuo sito è in mano ad uno squinternato, la mala gestione è colpa tua.

L'incarico di Responsabile del trattamento dei dati deve essere disciplinato da un contratto, in cui devono essere specificati:

  • la materia disciplinata (l'ambito a cui si fa riferimento)
  • la durata del trattamento
  • la natura e la finalità del trattamento
  • il tipo di dati personali
  • le categorie di interessati
  • gli obblighi e i diritti del titolare del trattamento.

Dal canto suo, il responsabile del trattamento:

  • tratta i dati personali solo su richiesta documentata del titolare (quindi non sono valide le richieste verbali/telefoniche)
  • garantisce che le persone autorizzate al trattamento dei dati abbiano un obbligo legale di riservatezza (i dipendenti che accedono ai dati devono avere delle clausole di riservatezza)
  • cancella o restituisce i dati al termine del contratto.

Nota importante: NON è un obbligo nominare un Responsabile del trattamento dei dati. E' una facoltà. Se il titolare ha bisogno che qualcuno tratti i dati al posto suo, nomina un Responsabile (con durata, finalità e campo di applicazione obbligatoriamente determinati da un contratto; vedi sopra).

Ovviamente questa "facoltà" rappresenta nei fatti la normalità. E' parte integrante dei servizi che fornisce una web agency nella stragrande maggioranza dei rapporti con i suoi Clienti.

  • Dal punto di vista della Web Agency
    • SE tratti dati personali per conto del titolare del trattamento, allora sei Responsabile del trattamento (e tale ruolo deve essere definito contrattualmente, altrimenti stai trattando dati illegalmente).
      Quindi siamo nel caso in cui il Cliente chiede a te di inviare newsletter, caricare liste di invio, esportare contatti, verificare la correttezza degli ordini di un ecommerce, etc.
    • Se invece non tratti dati personali altrui per conto del tuo Cliente (il titolare del trattamento), non sei responsabile di nulla, non ti riguarda (salvo che tu non acceda a tali dati senza autorizzazione scritta, quindi illecitamente).
      Siamo nel caso in cui gli hai messo su il sito, glielo hai consegnato, e il Cliente è autonomo nella gestione di iscrizioni, richieste preventivi, ordini e altro dai suoi pannelli, senza chiederti di intervenire su tali dati.
  • Dal punto di vista del titolare del trattamento
    • Se sei in grado di gestire, maneggiare, verificare i dati personali da solo (con personale interno) tramite pannelli di gestione e altri strumenti... SENZA chiedere interventi, importazioni, estrazioni alla Web Agency... non hai bisogno di nominare un Responsabile del trattamento dei dati (che avrà anche un costo). Tu sei il titolare, tua è la responsabilità.
    • Se non sei tecnicamente in grado o comunque non sei organizzato per gestire queste operazioni in autonomia, devi nominare (tramite un contratto) Responsabile del trattamento dei dati l'azienda o il professionista che lo farà per te (o comunque ti aiuterà a farlo).

Sicurezza del trattamento

Il titolare ed il responsabile del trattamento dei dati devono garantire un adeguato livello di sicurezza dei dati. Cosa voglia dire adeguato non è specificato: fa parte delle valutazioni soggettive demandate al titolare del trattamento (vedi art. 32).

In questi aspetti il regolamento ha un sapore piuttosto anglosassone: la valutazione riguardo l'aderenza o meno alla norma è demandata al buon senso.

In ogni caso, vanno valutate la situazione tecnologica ed il reale livello di rischio legato ai dati trattati: un conto è proteggere un IBAN, un conto è proteggere la città della sede legale.

Il DPO - Responsabile della Protezione dei Dati

Il Data Protection Officer, o Responsabile della Protezione dei Dati, la funzione più temuta del regolamento: dovrebbe essere indipendente dal titolare e dal responsabile, avere pieno accesso ai dati ed alle procedure ed azioni di titolare e responsabile, avere budget sufficiente per operare, garantire e verificare la sicurezza dei dati, etc.

Beh, nel 99% dei casi... non serve. Serve solo per autorità pubbliche, trattamento su larga scala (big data), e per dati particolarmente sensibili (vedi le definizioni esatte agli articoli 9 e 10).

Il Garante della Privacy è in ritardo?

Come successe per la Cookie Privacy, la percezione netta è che il Garante per la Privacy italiano sia in netto ritardo (in questo caso forse lo è tutta la UE).

Il Garante dovrebbe promuovere e farci pervenire una nuova legge che riscriva la 196/2003 per armonizzarla a questo regolamento. Questa legge ancora non esiste.

Gli articoli 41, 42 e 43 fanno riferimenti ad enti, organi e certificazioni che ancora non esistono: devono essere definiti ed istituiti dal Garante.

Nel regolamento si fa cenno sia ad una "informativa tipo" che dovrebbe essere messa a disposizione dal Garante, sia a delle icone standard per una informativa semplificata e di più immediata lettura, che dovrebbero essere fornite direttamente dall'autorità europea (in modo da essere omogenee in tutta la UE). Entrambe, ad oggi, non esistono.


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di bizona
23 Maggio, 2018

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